| Элемент | Что включать |
| Название | Официальное наименование документа |
| Тип | Вид документа (приказ, договор, справка и т.д.) |
| Дата | Дата создания или подписания |
| Номер | Регистрационный или учетный номер |
| Автор/Создатель | Организация или лицо, создавшее документ |
- Определите тип и назначение документа
- Выявите все реквизиты и значимые элементы
- Установите степень конфиденциальности
- Определите связи с другими документами
- Фиксируйте формальные реквизиты (дата, номер)
- Указывайте содержание кратко и точно
- Отмечайте физические характеристики (объем, носитель)
- Фиксируйте место хранения или электронный путь
| Метод | Применение | Пример |
| Формализованный | Для официальных документов | Акт №15 от 12.05.2023 "О приемке работ" |
| Аннотационный | Для содержательного описания | Договор аренды помещения с указанием сторон и сроков |
| Реферативный | Для сложных документов | Отчет содержит анализ продаж за 1 квартал 2023 года |
- Используйте стандартизированные термины
- Соблюдайте единый стиль в рамках системы
- Избегайте субъективных оценок
- Указывайте источники для производных документов
- Указывайте все реквизиты (номер, дату, подписи)
- Фиксируйте статус (черновик, оригинал, копия)
- Отмечайте грифы ограничения доступа
- Указывайте формат файла и размер
- Фиксируйте дату создания и изменения
- Добавляйте информацию о программном обеспечении
- Указывайте путь хранения и права доступа
| Ошибка | Как избежать |
| Неполное описание | Проверять по чек-листу обязательных элементов |
| Неточная датировка | Сверять даты в разных частях документа |
| Избыточность | Придерживаться принципа достаточности |
- Разработайте единую классификацию документов
- Используйте систему кодирования для быстрого поиска
- Ведите журнал учета описаний
- Периодически актуализируйте описания
Грамотное описание документов обеспечивает их эффективный учет, быстрый поиск и правильное использование. Единообразие в подходах к описанию значительно упрощает работу с документами как в бумажном, так и в электронном виде.
